Obras/Contratos

Tabela de Conteudos

• Obras/Contratos
  • Contratos
    • Criação do Registo
    • Criação da Distribuição
    • Divulgação
    • Documentação
  • Formulário Obra
  • Ordens Serviço
  • Propostas
  • Relatórios
  • Encomendas
  • Manutenção (SAP)
  • Resultados Financeiros
    • Faturas Clientes
    • Faturas Fornecedores
    • Movimentos Stock
    • Compromissos
    • Mão de Obra
  • Notificações

Esta secção têm como objetivo explicar o formulário de Obras/Contratos da base de dados, bem como informar acerca das suas funcionalidades.

Contratos

Aquando da adjudicação de Contratos, deverá ser seguido o seguinte Workflow. Cada um dos subcapítulos explica detalhadamente, cada uma das fases necessárias para a abertura completa do Contrato.

Criação do Registo

Após a adjudicação formal e o documento, do contrato, respetivamente assinado e digitalizado, deverá ser criado um Registo (RCDEE) para inicio do processo de criação do Contato.

Modelo: PEP - Designação do Cliente - Descrição do Serviço

Exemplo: S.SRAGRIFLO.CT.0003 - SECRETARIA REGIONAL DA AGRICULTURA E FLORESTAS - Manutenção Preventiva UPS 10kVA

Nota

Deverá ser respeitado o modelo de preechimento do assunto do registo.

Criação da Distribuição

Após criação do Registo deverá ser criada uma Distribuição associado ao registo anteriormente criado, respeitando o seguinte modelo:

Nota

Preenchimento do descritivo da distribuição (despacho/informação):

• Pasta Fisica: «Endereço/caminho da pasta»
• Proposta: «Referência da proposta»

Informação Técnica:

• Tipo de instalações: «Exploração do Posto de Transformação de…. «
• Periodicidade de execução: «Semestral…»
• Gestor do Contrato SEGMA: «Identificar gestor, apoio/adjunto do gestor.»
• Gestor do Contrato Cliente: «Identificar gestor e contactos telf.»
• Outros Dados/Observações:

Informação Financeira:

• Nota de Encomenda:
• Valor Anual do Contrato: «Exemplo: 2000€/ANO”
• Periodicidade de faturação:
• Responsável pelo pedido de Faturação:
• Duração: «De: DD/MM/AAAA A DD/MM/AAAA»
• Renovação automática: SIM/NÃO
• Alerta renovação: «Indicar Data»

Divulgação

Esta é a lista paralela em que a Distribuição deverá ser divulgada.

• Etapa final deverá ser o Chefe Departamento Suporte;

• Etapas intermédias, em paralelo:

  • GESTOR DE CONTRATO E APOIOS;
  • CHEFE DO DEPARTAMENTO A QUE SE REFERE;
  • COORDENADOR CONFORME ÁREA A QUE SE REFERE;
  • CHEFE DEPARTAMENTO SUPORTE;
  • COORDENADOR DEP. SUPORTE;
  • APOIO DEP.SUPORTE;
  • DIRETOR TÉCNICO

Documentação

Deverá ser anexado os seguintes documento na distribuição criada anteriormente.

• Contrato digitalizado;
• Nota de Encomenda (se existir);
• Proposta;
• Outros documentos

Formulário Obra

O formulário da Obra/Contrato agrega toda a informação que seja imputada a um registo, seja hiperligações para pastas, RCD ou criação de Propostas e/ou Ordens de Serviço.

Nota

A partir da versão 7.00 da base de dados técnica, tornou-se possível a criação de um registo de Obra por qualquer utilizador.

Importante

Todo o registo de Obra/Contrato está diretamente associado com um registo em SAP, para alocação de custos e proveitos.

A criação do registo em SAP é da responsabilidade do departamento de Suporte. Até criação do registo em SAP, a obra ficará temporariamente identificada como Por Classificar.

Ordens Serviço

Através do separador Ordens Serv. é possível visualizar todas as OS’s associadas a este registo.

Propostas

Através do separador Propostas é possível visualizar todas as Propostas associadas a este registo, sejam através do intermédio de uma Ordem de Serviço ou selecão do registo diretamente na Proposta.

Relatórios

Através do separador Relatórios é possível visualizar todas os relatórios técnicos associados a este registo, que tenham sido realizados na base de dados.

Encomendas

Através do separador Encomendas é possível visualizar todas as encomendas efetuadas para este registo, sejam através de SAP ou Access.

Nota

Qualquer encomenda que seja efetuada para a Obra, a mesma estará vísivel neste separador, independentemente de ter sido criada em Access ou SAP.

Se clicar na coluna P. Compra poderá consultar todos os itens encomendados de forma discriminada.

Importante

A atualização de todos os registos de SAP para Acccess é realizado de forma manual e tipicamente no fím de cada dia útil.

Manutenção (SAP)

Neste separador poderá consultar todos os registos existentes em SAP, associados ao Contrato.

Importante

Qualquer alteração necessária terá de ser efetuada exclusivamente em SAP.

Resultados Financeiros

Esta secção pretende explicar como é consultada toda a informação relativa com custos e proveitos da Obra/Contrato.

Faturas Clientes

Esta secção mostra todas as faturas que foram, ou vão, ser faturadas ao Cliente, bem como notas de crédito.

Importante

Se o campo Data e Nº Fatura estiverem em branco, significa que a fatura ainda não foi enviada para o Cliente.

Faturas Fornecedores

Esta secção mostra todas as fatura de Fornecedores. Sendo que cada linha corresponde a um item, já faturado, do pedido de compra enviado ao Fornecedor.

Nota

Todas as linhas aqui apresentadas significa que o item já foi rececionado.

Movimentos Stock

No separador Mov. Stock é apresentado todo o movimento de stocks entre o armazém e a obra.

Compromissos

No separador Compromissos são mostrados todos os itens, de Pedidos de Compra, que foram realizados para a Obra mas ainda não foram rececionados/faturados.

Mão de Obra

Atravês desta secção é possível visualizar toda a mão de obra imputada à Obra.

Notificações

O separador Notificações pretende agrupar todas as notas, criadas pelos utilizadores, associadas à Obra.

Estas notificações têm como principal objetivo reunir a informação para renovação de contrato ou outras informações necessárias.